SaaS-Ablösung
SaaS ablösen – wann sich der Ausstieg rechnet
Kaum ein Software-Stack im Mittelstand ist geplant. Er ist gewachsen: ein Tool pro Bedarf, über Jahre. Diese Seite zeigt, woran Sie erkennen, dass sich eine Ablösung lohnt – und woran Sie erkennen, dass sie es nicht tut.
Prinzip 01 Umfang
Ablösung heißt nicht Nachbau
Der häufigste Denkfehler ist die Vorstellung, man müsse ein bestehendes Produkt funktional nachbauen. Das wäre teuer, langwierig und am Ende schlechter als das Original.
01 Bezahlt
Sie zahlen für alle Branchen mit
Standardsysteme müssen jede Branche und jede Unternehmensgröße gleichzeitig bedienen. Der Funktionsumfang ist die Summe aller Kundenwünsche – nicht Ihrer.
02 Genutzt
Im Betrieb bleibt ein Bruchteil übrig
In der Praxis nutzen Unternehmen einen Bruchteil des Funktionsumfangs ihrer Standardsysteme. Der Rest ist bezahlt, aber unberührt.
03 Ergänzt
Dafür fehlt, was Sie täglich brauchen
Wir ermitteln, welche Funktionen und Prozesse tatsächlich in Gebrauch sind – und was heute in Excel danebenläuft, weil das System es nicht kann.
04 Gebaut
Kleiner im Umfang, größer in der Passung
Daraus entsteht ein System, das genau diese Bereiche abdeckt und miteinander verbindet. Das Ergebnis ist kleiner im Funktionsumfang und größer in der Passung.
Beobachtung aus Analysephasen
Das Teuerste sind nicht die Lizenzen. Es sind die Übergänge.
Zwischen zwei Systemen sitzt fast immer ein Mensch, der Daten von links nach rechts trägt. Diese Zeit steht auf keiner Rechnung – und sie fällt jeden Tag an, in jeder Abteilung.
Diagnose 9 Merkmale
Neun Anzeichen, dass eine Ablösung lohnt
Keines dieser Merkmale ist für sich genommen ein Grund zu handeln. Treffen mehrere zu, lohnt sich die Rechnung.
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01 · Lizenzvolumen
Die jährlichen Lizenzkosten haben eine sechsstellige Größenordnung erreicht
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02 · Überschneidung
Mehrere SaaS-Systeme laufen parallel und überschneiden sich funktional
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03 · Vertragslage
Bei jeder Vertragsverlängerung steigen Preis oder Paketstufe
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04 · Schattensystem
Zentrale Abläufe laufen über Excel-Tabellen neben dem eigentlichen System
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05 · Redundanz
Dieselben Daten werden an mehreren Stellen gepflegt
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06 · Schnittstellen
Schnittstellen zwischen den Tools brechen regelmäßig oder fehlen ganz
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07 · Kopfzahl
Neue Mitarbeitende kosten automatisch neue Lizenzen
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08 · Passung
Ihre Branchenlogik lässt sich nur über Umwege abbilden
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09 · Auswertung
Wichtige Auswertungen entstehen manuell, weil kein System alle Daten hat
Waagerecht scrollen oder mit den Pfeiltasten blättern.
Der Rechenweg
Bevor über Alternativen gesprochen wird, braucht es eine Vergleichsgröße. Die entsteht in drei Schritten:
Die laufenden Kosten hochrechnen
Nutzerabhängige Lizenzen plus Plattform- und Paketgebühren, Add-ons, Kontaktkontingente und Konnektoren – über den Zeitraum, den Sie das System voraussichtlich nutzen. Bei Kernsystemen sind fünf bis sieben Jahre ein realistischer Horizont.
Der Kostenrechner auf der Startseite nimmt Ihnen diesen Schritt ab.
Die verdeckten Kosten dazunehmen
Schnittstellenpflege, manuelle Übertragungen, doppelte Datenpflege, Zeit für Workarounds.
Diese Posten stehen auf keiner Rechnung – und sind häufig relevanter als die Lizenzsumme selbst.
Gegenrechnen
Auf der anderen Seite steht eine einmalige Investition plus laufender Betrieb – ohne Kopplung an die Nutzerzahl. In passenden Ablöseszenarien können die Gesamtkosten über mehrere Jahre deutlich unter vergleichbaren SaaS-Stacks liegen.
Ob das in Ihrem Fall zutrifft, ist eine Frage der konkreten Zahlen – keine Frage der Überzeugung.
Ganz oder teilweise
Eine Ablösung ist keine Alles-oder-nichts-Entscheidung. In den meisten Projekten entsteht eine Mischung:
Systeme mit hoher Nutzerzahl und geringer Funktionstiefe.
- Projekt- und Aufgabenverwaltung
- Zeiterfassung
- Einfache CRM-Nutzung
- Interne Wikis
Systeme, die sich überschneiden und dieselben Stammdaten pflegen – sie landen auf gemeinsamer Datenbasis.
- Getrenntes CRM
- Sales-Tool
- Marketing-Automation
Hohe regulatorische oder fachliche Tiefe. Hier ist der Nachbau selten wirtschaftlich.
- Buchhaltung und DATEV
- Lohnabrechnung
- Warenwirtschaft
Welche Systeme in welche Kategorie fallen, klärt die Analysephase. Das Ergebnis ist regelmäßig unbequemer als erwartet – und genau deshalb nützlich.
Prinzip 03 Migration
Was mit den bestehenden Daten passiert
Die Migration ist fester Bestandteil des Projekts, kein Anhang. Historische Daten bleiben erhalten, Altsysteme laufen bis zur Abnahme parallel weiter – damit ein Rückweg offen bleibt.
Erfahrungsgemäß ist die Datenqualität der Altsysteme der Punkt, an dem Projekte Zeit verlieren – deshalb wird sie früh geprüft und nicht erst kurz vor dem Go-Live.
Abgrenzung ehrlich gerechnet
Wann Sie besser bleiben, wo Sie sind
Manchmal ist SaaS die bessere Entscheidung.
Wenn einer dieser Punkte auf Sie zutrifft, sagen wir das im Erstgespräch – das ist billiger für beide Seiten als ein Projekt, das nicht trägt.
- 01 Ihre Prozesse entsprechen dem Branchenstandard und das System passt gut
- 02 Die Nutzerzahl ist klein und bleibt absehbar klein
- 03 Der Nutzungshorizont ist kurz – etwa vor einer geplanten Fusion oder Umstrukturierung
- 04 Es besteht aktuell keine Kapazität für Fachabstimmung; ohne Beteiligung der Fachabteilungen entsteht kein gutes System
- 05 Es handelt sich um hochregulierte Kernbereiche, in denen zertifizierte Standardsoftware Pflicht oder klar wirtschaftlicher ist
Verwandte Themen
Welche Systeme in Ablöseprojekten am häufigsten auf der Liste stehen, steht im Detail unter CRM entwickeln lassen und ERP-Individualsoftware. Die Grundlagenseite ordnet beides wirtschaftlich ein.
Häufige Fragen
Können wir HubSpot oder Salesforce vollständig ersetzen?
In vielen Fällen ja, aber nicht als 1:1-Nachbau. Wir analysieren, welche Funktionen Sie tatsächlich nutzen, und bauen daraus ein eigenes System. Ob eine vollständige oder eine teilweise Ablösung sinnvoll ist, ergibt sich aus der Analyse – nicht aus dem Wunsch.
Wie lange dauert eine Ablösung?
Bis zum ersten produktiv nutzbaren System typischerweise rund 90 Tage. Die vollständige Ablösung mehrerer Systeme läuft in der Regel gestaffelt über mehrere Monate, damit nicht alle Abteilungen gleichzeitig umstellen müssen.
Was passiert, wenn wir mitten im Vertrag stecken?
Das ist der Normalfall und meist kein Problem. Die Entwicklung braucht ohnehin Vorlauf. Sinnvoll ist, das Projekt so zu terminieren, dass das neue System vor der nächsten automatischen Verlängerung produktiv ist.
Wer trägt das Risiko, wenn das neue System nicht funktioniert?
Deshalb arbeiten wir in kurzen Phasen mit Entscheidungspunkten und lassen Altsysteme bis zur Abnahme parallel laufen. Sie sehen nach jeder Phase laufende Software und können den Umfang anpassen oder das Projekt beenden, bevor die Hauptinvestition fällig wird.
Erstgespräch
Welche Software würden Sie gerne abschaffen?
Wir prüfen in 30 Minuten, welche Systeme sich wirtschaftlich durch eigene Software ersetzen lassen – und welche Sie besser behalten.