CRM
CRM entwickeln lassen statt Lizenzen mieten
Ein CRM ist selten kompliziert. Kompliziert wird es, wenn der Vertriebsprozess eines Unternehmens in ein Produkt gepresst wird, das für alle gebaut wurde – und jede Abweichung ein Zusatzfeld, ein Workaround oder eine weitere Excel-Liste kostet.
Befund zweites Jahr
Warum Standard-CRM im Mittelstand oft scheitert
Die Einführung läuft gut. Das zweite Jahr nicht.
Dann wird klar, dass der eigene Vertriebsprozess nicht dem Modell des Herstellers folgt. Parallel steigen die Kosten.
- 01 Die Pipeline-Phasen heißen anders, als im Unternehmen gearbeitet wird
- 02 Angebote entstehen weiterhin in Word, weil die Angebotsfunktion nicht zur Preislogik passt
- 03 Wichtige Felder liegen in benutzerdefinierten Erweiterungen, die bei jedem Update Aufmerksamkeit brauchen
- 04 Die Auswertung, auf die es der Geschäftsführung ankommt, entsteht monatlich per Export in einer Tabellenkalkulation
- 05 Nützliches Reporting ist erst in der höheren Paketstufe enthalten
- 06 Jede neue Person im Vertrieb bedeutet eine weitere Lizenz
Produkt 6 Bereiche
Was ein eigenes CRM enthält
Sechs Bereiche auf einer Datenbasis. Was in Standardsystemen über Paketstufen verteilt ist, gehört hier zum selben System.
01 Kontakte & Firmen
Ihr Datenmodell, nicht das des Herstellers
Datenmodell nach Ihrer Struktur – inklusive Konzernhierarchien, Standorten oder Vermittlern, wenn Ihr Geschäft das braucht.
02 Pipeline & Deals
Phasen, die Ihr Vertrieb wirklich durchläuft
Phasen, die Ihren realen Vertriebsprozess abbilden, mit den Pflichtangaben, die für den jeweiligen Übergang tatsächlich nötig sind.
03 / 04 Aktivitäten & Aufgaben
Die Historie an einem Ort
Jede Interaktion an einem Ort: Termine, Anrufe, Notizen, E-Mail-Verlauf – für alle Teams sichtbar. Wiedervorlagen und Zuständigkeiten im System statt im Kopf oder im privaten Kalender.
05 Angebote
Angebote aus den Stammdaten heraus
Angebotserstellung mit Ihrer Preislogik, Ihren Textbausteinen und Ihrem Layout – nicht in einem Textprogramm nebenher.
06 Automationen & Reporting
Regeln statt Erinnerungsvermögen
Regelbasierte Abläufe und Auswertungen auf der vollständigen Datenbasis, ohne Export und ohne Paketaufpreis.
Umstieg 5 Schritte
Umstieg von einem bestehenden CRM
Die meisten Projekte starten nicht auf grüner Wiese, sondern lösen ein vorhandenes System ab – häufig HubSpot, Salesforce oder Pipedrive. Diese Namen nennen wir hier rein beschreibend; eine Partnerschaft oder Zertifizierung besteht nicht.
Erfahrungsgemäß ist der tatsächlich genutzte Umfang deutlich kleiner als das, was über die Jahre angelegt wurde. Grundsätzliches zum Ablauf einer Ablösung finden Sie auf der Seite SaaS ablösen.
Wo KI in einem CRM wirklich hilft
KI-Funktionen sind in CRM-Produkten derzeit das Hauptargument der Anbieter – und häufig der Grund für die nächste Preisstufe. Nützlich ist längst nicht alles davon.
- Automatische Zusammenfassungen langer Kundenhistorien vor einem Termin
- Anreicherung unvollständiger Datensätze
- Vorschläge für Folgeaufgaben aus dem Verlauf
- Semantische Suche über Notizen und Dokumente – findet auch, wenn man das Stichwort nicht kennt
- Automatisch erzeugte Verkaufsprognosen auf dünner Datenbasis
- Vollautomatische Kundenkommunikation
In einem eigenen System entscheiden Sie, welche dieser Funktionen Sie wollen – und welche Daten die Modelle überhaupt zu sehen bekommen.
Kosten im Vergleich
Der Vergleich lohnt sich erst über mehrere Jahre. Eine CRM-Lizenz im mittleren Segment kostet pro Person und Monat einen zweistelligen Betrag; bei 60 Personen im Vertrieb, Service und Marketing summiert sich das über fünf Jahre auf eine Größenordnung, gegen die sich eine Eigenentwicklung sinnvoll rechnen lässt. Dazu kommen bei SaaS die Paketstufen für Reporting, Automatisierung und zusätzliche Kontaktkontingente.
Dem steht eine einmalige Herstellung plus laufender Betrieb gegenüber. Zusätzliche Nutzerinnen und Nutzer kosten dabei keine Lizenzgebühr – was besonders dann ins Gewicht fällt, wenn ein CRM eigentlich unternehmensweit nützlich wäre, aus Kostengründen aber auf den Vertrieb beschränkt bleibt.
Rechnen Sie Ihren Fall durch, bevor wir sprechen. Die Größenordnungen oben sind ein Beispiel, kein Angebot – Ihr Lizenzniveau entscheidet.
Verwandte Themen
Ein CRM steht selten allein. Wenn Angebote und Rechnungen aus denselben Daten entstehen sollen, führt der Weg zu ERP und Operations. Geht es um mehrere Systeme gleichzeitig, ist SaaS ablösen der passende Einstieg — und die Grundlagenseite erklärt, ab wann sich das überhaupt rechnet.
Häufige Fragen
Wie lange dauert die Entwicklung eines eigenen CRM?
Ein produktiv nutzbares CRM entsteht typischerweise innerhalb eines Quartals. Der Umfang der Migration und die Zahl der Integrationen bestimmen den tatsächlichen Zeitrahmen stärker als der Funktionsumfang selbst.
Können wir unsere Daten aus dem alten CRM übernehmen?
Ja. Kontakte, Firmen, Deals, Aktivitäten und Dokumente werden exportiert, bereinigt und auf das neue Datenmodell übertragen. Testmigrationen laufen mehrfach, bevor produktiv umgestellt wird.
Lässt sich das CRM an unsere Buchhaltung anbinden?
Ja, über offene APIs, Webhooks oder Datei-Schnittstellen. Systeme mit hoher regulatorischer Tiefe – Buchhaltung, DATEV, Lohn – werden in der Regel angebunden statt ersetzt.
Was passiert, wenn wir später zusätzliche Funktionen brauchen?
Das ist der Regelfall. Nach dem Go-Live entwickeln wir das System in festen Zyklen weiter. Da keine Lizenz pro Nutzer anfällt, verursacht zusätzliche Nutzung selbst keine zusätzlichen Kosten.
Wem gehört das fertige CRM?
Ihnen. Sie erhalten die vollständigen Nutzungsrechte am projektspezifischen Quellcode und Zugriff auf das Repository.
Erstgespräch
Welche Software würden Sie gerne abschaffen?
Wir prüfen in 30 Minuten, welche Systeme sich wirtschaftlich durch eigene Software ersetzen lassen – und welche Sie besser behalten.