ERP & Operations

ERP-Individualsoftware für den Mittelstand

Standard-ERP ist für Unternehmen gebaut, die dem Branchenmodell folgen. Wer davon abweicht – und das tun die meisten mittelständischen Betriebe – zahlt für Anpassungen, die bei jedem Update neu abgesichert werden müssen.

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Kernproblem Anpassung

Das Anpassungsproblem

Wer passt sich an — Ihr Unternehmen oder die Software?

ERP-Projekte scheitern selten an der Technik. Sie scheitern an dieser Frage.

Bei Standardsystemen ist die Antwort betriebswirtschaftlich vorgegeben. Jede Abweichung vom Auslieferungszustand wird als Customizing umgesetzt, kostet in der Einführung, und kostet erneut bei jedem größeren Versionswechsel, weil sie erneut geprüft und migriert werden muss. Über die Jahre entsteht so ein System, das teuer in der Pflege und schwer zu verlassen ist.

Der Effekt ist paradox: Je spezifischer das Geschäftsmodell – und damit je größer der eigentliche Wettbewerbsvorteil – desto teurer wird die Standardlösung.

Rückgrat ein Vorgang

Ein Datensatz, sechs Stationen

Der eigentliche Vorteil gegenüber fünf getrennten Systemen ist nicht der Funktionsumfang. Es ist die Tatsache, dass dieselben Stammdaten den ganzen Weg mitgehen – ohne Export, ohne erneutes Erfassen, ohne Abweichung zwischen Zusage und Rechnung.

01AuftragKunde, Konditionen, Termin
02ProjektStruktur, Budget, Beteiligte
03Zeitenauf Projekt und Kostenstelle
04Angebotaus denselben Sätzen
05Rechnungaus Auftrag und Zeiten
06ReportingMarge und Nachkalkulation

Wo fünf Systeme stehen, gibt es fünf Stammdatensätze und vier Übergaben. Jede Übergabe ist eine Stelle, an der Daten abweichen können – und eine Stelle, an der jemand etwas abtippt.

Was ein eigenes ERP abdeckt

Aufträge

Auftragserfassung und -verfolgung nach Ihrer Systematik, inklusive Teillieferungen, Abrufen oder Rahmenverträgen, wenn Ihr Geschäft das kennt.

Projekte

Struktur, Budget, Fortschritt und Beteiligte – verbunden mit Aufträgen und Zeiten statt in einem separaten Projekttool.

Zeiterfassung

Erfassung auf Projekt, Auftrag oder Kostenstelle, mit den Regeln, die bei Ihnen gelten – Grundlage für Abrechnung und Nachkalkulation.

Angebote

Angebotserstellung mit Ihrer Preis- und Rabattlogik, aus denselben Stammdaten wie Aufträge und Rechnungen.

Rechnungen

Rechnungsstellung aus Aufträgen und Zeiten, inklusive E-Rechnungsformaten und Übergabe an die Buchhaltung.

Reporting

Auslastung, Marge, Nachkalkulation und Forecast auf der vollständigen Datenbasis – ohne monatlichen Export.

Aus einer laufenden Anwendung

So sieht das aus, wenn es gebaut ist

Fünf Ansichten aus einem ERP, das wir entwickelt haben. Keine Bildschirmfotos aus einem Prospekt, sondern die Oberfläche selbst – hier mit erfundenen Beispieldaten.

Dashboard

Überblick über Vertrieb und Finanzen

Neues Angebot
Forecast 2026 1.654.214 € ▲ 12,4 % zum Vorjahr
Offene Rechnungen 86.420 € 9 Rechnungen
Auslastung Team 87 % 14 Mitarbeitende
Marge Projekte 31,4 % nach Nachkalkulation
Umsatz je Monat abgerechnet beauftragt

Ein Blick statt fünf Exporte: Forecast, offene Posten, Auslastung und Marge stehen auf derselben Datenbasis.

Die Ansichten stammen aus einer von uns entwickelten Anwendung. Firmennamen, Beträge und Kennzahlen sind erfunden.

Abgrenzung Systemgrenze

Buchhaltung wird angebunden, nicht ersetzt

Eine klare Abgrenzung, die wir in jedem Projekt früh treffen: Die Finanzbuchhaltung bauen wir nicht nach.

Wird gebaut — operatives Geschäft
  • Aufträge und Auftragsverfolgung
  • Projekte, Budgets, Beteiligte
  • Zeiterfassung nach Ihren Regeln
  • Angebote mit Ihrer Preislogik
  • Rechnungsstellung aus Aufträgen und Zeiten
  • Reporting und Nachkalkulation
Wird angebunden — reguliert
  • Finanzbuchhaltung, etwa über DATEV-Schnittstellen
  • Steuerlogik
  • Lohnabrechnung
  • Warenwirtschaft, wo bereits spezialisiert
  • Produktionssteuerung, wo bereits spezialisiert

Hochreguliert, ändert sich mit der Gesetzeslage, wird von etablierten Systemen zuverlässig abgedeckt. Ein Nachbau wäre teuer, riskant und ohne Nutzen für Ihr Geschäftsmodell.

Die Trennung ist sauber: Ihr ERP führt das operative Geschäft, die Buchhaltung bleibt, wo sie hingehört – verbunden über standardisierte Exportformate oder APIs.

Abgrenzung 3 Fälle

Wann Standard-ERP die bessere Wahl ist

Es gibt Konstellationen, in denen wir von einer Eigenentwicklung abraten. Wir sagen das im Erstgespräch.

  • 01 Klassische Fertigung mit Standardprozessen. Wo Stücklisten, Materialbedarfsplanung und Produktionssteuerung dem Branchenmodell folgen, ist etabliertes Standard-ERP ausgereifter und wirtschaftlicher.
  • 02 Zertifizierungspflichtige Bereiche. Wo Prüfsiegel oder Branchenzertifikate an ein bestimmtes System gebunden sind, ist die Eigenentwicklung kein gangbarer Weg.
  • 03 Anstehende Konzernintegration. Wenn absehbar ist, dass ein Mutterunternehmen sein System vorgibt, lohnt sich die Investition nicht.

Sweet Spot wo es trägt

Projekt- und dienstleistungsgetriebene Unternehmen: dort, wo Auftrag, Projekt, Zeit und Rechnung zusammenhängen und heute über mehrere Systeme plus Excel verteilt sind.

Einführung entlang des Wertstroms

Einführung in Etappen

Ein ERP-Projekt wird nicht in einem Schritt umgestellt. Jede Etappe ist eigenständig nutzbar, Altsysteme laufen parallel weiter, bis der jeweilige Bereich abgenommen ist.

Etappe 01

Zeiten und Abrechnung

Der Bereich mit dem größten Schmerz zuerst – dort fällt täglich manuelle Arbeit an.

Warum zuerst Der Nutzen ist sofort sichtbar, das schafft Rückhalt für den Rest.
Etappe 02

Aufträge und Projekte

Die operative Klammer: Von hier hängen Zeiten, Angebote und Rechnungen ab.

Ergebnis Ein Vorgang hat ab jetzt einen Ort statt drei.
Etappe 03

Angebote

Aus denselben Stammdaten wie Aufträge und Rechnungen, mit Ihrer Preislogik.

Ergebnis Keine Abweichung mehr zwischen Zusage und Rechnung.
Etappe 04

Reporting

Auslastung, Marge und Nachkalkulation auf der inzwischen vollständigen Datenbasis.

Ergebnis Der monatliche Export entfällt.

Das hat einen zweiten Effekt: Die Organisation lernt das System schrittweise kennen, statt an einem Stichtag umgestellt zu werden. Die Akzeptanz in den Fachabteilungen entscheidet über den Projekterfolg mindestens so stark wie die Technik.

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Wer beim Auftrag anfängt, landet schnell beim Kunden davor: Ein eigenes CRM liefert die Stammdaten, aus denen Angebot und Auftrag entstehen. Wie sich der Umstieg insgesamt rechnet, steht unter SaaS ablösen und in den Grundlagen zur Individualsoftware.

Häufige Fragen

Ersetzt ein individuelles ERP unsere Buchhaltung?

Nein, und das ist Absicht. Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung sind hochreguliert und werden von etablierten Systemen zuverlässig abgedeckt. Wir binden sie an, statt sie nachzubauen.

Können wir schrittweise einführen?

Ja, das ist der empfohlene Weg. Wir beginnen mit dem Bereich, der den größten unmittelbaren Nutzen bringt – häufig Zeiterfassung und Abrechnung – und erweitern von dort. Jede Etappe ist eigenständig produktiv nutzbar.

Unterstützt das System E-Rechnung?

Ja. Die Rechnungsstellung kann die in Deutschland relevanten strukturierten Formate ausgeben und an die Buchhaltung übergeben. Der konkrete Umfang wird in der Architekturphase festgelegt.

Wie viele Nutzer sind sinnvoll?

Wirtschaftlich interessant wird es meist ab etwa 50 Personen mit Systemzugang. Da keine Lizenz pro Nutzer anfällt, spricht nichts dagegen, auch Bereiche anzubinden, die bei Standardsoftware aus Kostengründen außen vor bleiben.

Erstgespräch

Welche Software würden Sie gerne abschaffen?

Wir prüfen in 30 Minuten, welche Systeme sich wirtschaftlich durch eigene Software ersetzen lassen – und welche Sie besser behalten.

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