Demand Engine
Marketing Automation und Lead Management in einem System – von der ersten Interaktion bis zur qualifizierten Übergabe an den Vertrieb.
- Lead Capture
- Enrichment
- Scoring
- Routing
- Outreach
- Analytics
Individualsoftware für den Mittelstand
Eigene Unternehmenssoftware statt SaaS-Miete.
CRM. Sales. Marketing. ERP. Service. Decode baut die Systeme, die Ihr Unternehmen wirklich braucht – passgenau, KI-nativ und ohne explodierende Lizenzkosten pro Nutzer.
- KI-nativ
- eigener Code
- eigene Daten
- EU-souverän betreibbar
Produktive MVPs typischerweise innerhalb eines Quartals.
Das Problem
Ihr Unternehmen braucht keine 12 SaaS-Abos.
In den meisten mittelständischen Unternehmen ist der Software-Stack nicht geplant, sondern gewachsen. Für jeden neuen Bedarf kam ein weiteres Tool dazu – und mit ihm ein weiterer Vertrag, ein weiteres Datensilo und eine weitere Schnittstelle.
Typischer gewachsener SaaS-Stack
- CRMSeat 22 % der Funktionen genutzt
- kein Export SalesSeat 18 % der Funktionen genutzt
- SupportSeat 25 % der Funktionen genutzt
- keine API ProjektmanagementSeat 15 % der Funktionen genutzt
- ZeiterfassungSeat 30 % der Funktionen genutzt
- Datensilo MarketingKontakte 12 % der Funktionen genutzt
- DokumentationSeat 20 % der Funktionen genutzt
- Task-Limit AutomationTasks 17 % der Funktionen genutzt
- ERPModul 24 % der Funktionen genutzt
9
Systeme mit eigenem Vertrag, eigener Nutzerverwaltung, eigener Datenhaltung
20 %
der bezahlten Funktionen werden tatsächlich benutzt
40 %
dessen, was gebraucht wird, fehlt trotzdem – und landet in Excel
Typische Größenordnungen, keine Messwerte. Wie es in Ihrem Haus aussieht, zeigt erst eine Bestandsaufnahme – genau damit beginnt jedes Projekt.
Vier von fünf bezahlten Funktionen bleiben ungenutzt. Der Betrag fließt trotzdem – Monat für Monat, pro Nutzer, mit jeder Vertragsverlängerung ein Stück höher.
Jedes zusätzliche System erzeugt Folgekosten
- Lizenzkosten, die mit jedem neuen Mitarbeitenden linear mitwachsen
- Schnittstellen, die gebaut, bezahlt und gepflegt werden müssen
- Datensilos, die eine gemeinsame Sicht auf Kunden und Prozesse verhindern
- Vendor Lock-in durch proprietäre Datenmodelle und Exportgrenzen
- Doppelte Daten, die an mehreren Stellen gepflegt werden
- Workarounds in Excel, E-Mail und geteilten Ordnern
- Unnötige Komplexität in Administration, Rechten und Onboarding
- Preiserhöhungen und Paketwechsel bei jeder Vertragsverlängerung
Die Lösung
Wir bauen das System, das Ihr Unternehmen wirklich braucht.
Statt fünf Standardprodukte nebeneinander zu betreiben, entsteht ein integriertes System auf einer gemeinsamen Datenbasis – mit genau den Funktionen, die in Ihren Prozessen tatsächlich vorkommen.
Sales System
Eine Sales-Pipeline, die Ihrem realen Vertriebsprozess folgt – inklusive Angebotserstellung statt paralleler Word-Vorlagen.
- Kontakte
- Firmen
- Deals
- Pipeline
- Forecast
- Angebote
CRM
Die vollständige Kundenhistorie an einem Ort: jede Aktivität, jede Kommunikation, jede offene Aufgabe – für alle Teams sichtbar.
- Kundenhistorie
- Aktivitäten
- Kommunikation
- Aufgaben
- Automationen
ERP & Operations
Vom Auftrag bis zur Rechnung ohne Systemwechsel: Projekte, Zeiten und Abrechnung laufen auf denselben Stammdaten.
- Aufträge
- Projekte
- Zeiten
- Angebote
- Rechnungen
- Reporting
Customer Service
Ein Ticketsystem, das den Kundenkontext bereits kennt – inklusive Kundenportal und KI-gestützter Vorqualifizierung.
- Tickets
- Kundenportal
- SLA
- Knowledge Base
- KI-Support
Individual Tools
Individuelle interne Tools für Prozesse, die heute über Excel, E-Mail und mehrere SaaS-Produkte laufen – als sauberes System mit Rechten, Historie und Automatisierung.
- Workflows
- Freigaben
- Dokumente
- Wissenssysteme
- KI-Assistenten
Wenn sich ein Prozess digital abbilden lässt, können wir daraus ein eigenes System bauen.
SaaS-Ablösung
Welche SaaS würden Sie gerne abschaffen?
Diese Systeme stehen in Ablöseprojekten am häufigsten auf der Liste – ganz, teilweise oder als Zusammenführung mehrerer Tools in ein System.
Häufig genannte Standardsysteme
- HubSpot
- Salesforce
- Pipedrive
- Zendesk
- Monday
- Asana
- Notion
- Personio
- Zoho
- Dynamics
Wir kopieren keine SaaS-Produkte.
Wir bauen die Funktionen, die Ihr Unternehmen davon tatsächlich braucht – kombiniert in einem System und passend zu Ihren Prozessen.
Alle genannten Produkt- und Firmennamen sind Marken der jeweiligen Inhaber und werden hier ausschließlich beschreibend genannt. Es besteht keine Partnerschaft, Zertifizierung oder sonstige Verbindung zu diesen Anbietern.
Wirtschaftlichkeit
Software kaufen statt Software mieten.
Bei SaaS zahlen Sie dauerhaft für die Nutzung eines fremden Produkts. Bei einer Eigenentwicklung investieren Sie in ein Asset, das Ihnen gehört – und dessen Kosten nicht automatisch mit der Zahl Ihrer Mitarbeitenden steigen.
Standard-SaaS Miete
- Lizenz pro Nutzer, monatlich oder jährlich
- Standardprozesse: Ihr Unternehmen passt sich der Software an
- Anbieter-Roadmap bestimmt, was wann kommt
- Mehrere Systeme, verbunden über Schnittstellen
- Vendor Lock-in durch proprietäre Datenmodelle
- Dauerhaft steigende Lizenzkosten bei Wachstum
Decode Eigentum
- Keine Per-Seat-Lizenz: zusätzliche Nutzer kosten keine Lizenzgebühr
- Eigene Prozesse: die Software folgt Ihrer Arbeitsweise
- Eigene Roadmap: Sie priorisieren, was als Nächstes gebaut wird
- Ein integriertes System auf einer gemeinsamen Datenbasis
- Eigener Code, eigene Daten, offene APIs
- Investition in ein eigenes digitales Asset statt in Miete
In passenden Ablöseszenarien können die Gesamtkosten über mehrere Jahre deutlich unter vergleichbaren SaaS-Stacks liegen. Ob das in Ihrem Fall zutrifft, hängt von Nutzerzahl, Lizenzniveau, Prozesskomplexität und Nutzungshorizont ab – und lässt sich vorab rechnen, nicht pauschal versprechen. Den Rechenweg beschreiben wir im Detail auf der Seite SaaS ablösen.
Kostenrechner
Was kostet Ihr SaaS-Stack wirklich?
Rechnen Sie Ihre laufenden Lizenzkosten auf den Zeitraum hoch, über den Sie die Software voraussichtlich nutzen. Das Ergebnis ist die Summe, gegen die sich jede Eigenentwicklung messen lassen muss.
Ihre SaaS-Gesamtkosten
Ihr SaaS-Stack kostet über 5 Jahre ca. 684.000 €.
Nutzerlizenzen pro Jahr 136.800 €
Fixkosten pro Jahr 30.000 €
Gesamt pro Jahr 166.800 €
Vereinfachte Hochrechnung ohne Preissteigerungen, Wechselkosten und interne Aufwände. Sie dient der Einordnung, nicht der Angebotserstellung. Eine Ersparnis durch Decode wird hier bewusst nicht berechnet.
Vorgehen · rund 90 Tage
Vom Prozess zum produktiven System.
Wir arbeiten in kurzen, überprüfbaren Schritten. Sie sehen früh laufende Software statt Konzeptpapiere – und entscheiden nach jeder Phase, wie es weitergeht.
-
01
Analyse
- Tools & Verträge
- Prozesse & Rollen
- Daten & Datenqualität
- Kosten & Nutzungsgrad
-
02
Architektur
- UX & Screenflows
- Datenmodell
- Integrationen
- AI-Konzept
- Security & Rollen
-
03
Build
- KI-unterstützte Entwicklung
- Wöchentliche Releases
- Migration der Bestandsdaten
- Testing & Qualitätssicherung
-
04
Go-Live
- Finale Migration
- Training der Teams
- Monitoring & Support
- Betrieb
- Weiterentwicklung
Datenhoheit
Ihre Software. Ihre Daten. Ihre Infrastruktur.
Wo Ihr System läuft, entscheiden Sie – nicht der Anbieter. Die Anwendung wird containerisiert und portabel gebaut, damit ein Wechsel der Infrastruktur eine technische Entscheidung bleibt und keine Vertragsfrage wird.
Betrieb in EU-souveräner Cloud möglich
- Hetzner
- IONOS
- OVHcloud
- On-Premise
- Ihre bestehende Cloud
Das heißt nicht, dass jeder andere Anbieter automatisch ungeeignet oder rechtswidrig wäre. Es heißt, dass Sie die Wahl haben – und sie später auch wieder ändern können.
Kontrolle
Zugriff auf Code, Datenbank und Infrastruktur. Keine Blackbox, in die Sie nur über eine Oberfläche hineinsehen.
Portabilität
Containerisierter Betrieb, offene Datenformate, dokumentiertes Datenmodell. Ein Providerwechsel bleibt möglich.
Datenhoheit
Sie bestimmen, welche Daten wo verarbeitet werden – inklusive der Frage, welche Inhalte KI-Modelle überhaupt sehen.
Keine technische Abhängigkeit
Das System läuft weiter, auch wenn ein SaaS-Anbieter Preise, Pakete oder Bedingungen ändert.
Passung
Wann lohnt sich eigene Software?
Individualsoftware ist keine Antwort auf jede Situation. Je mehr der folgenden Punkte zutreffen, desto wahrscheinlicher rechnet sich eine Ablösung.
- 50 oder mehr Nutzer mit Softwarezugang
- Mehrere SaaS-Systeme parallel im Einsatz
- Hohe laufende Lizenzkosten, oft sechsstellig pro Jahr
- Individuelle Branchen- oder Prozesslogik
- Excel-Workarounds für zentrale Abläufe
- Wiederkehrende Integrationsprobleme zwischen Tools
- Software, die strategisch relevant für das Geschäft ist
- Langfristiger Nutzungshorizont von mehreren Jahren
- Datenhoheit und Compliance sind wichtig
Architektur
Individuelles System, wiederverwendbare Bausteine.
Ihr System wird für Ihre Prozesse gebaut – aber nicht jedes Mal bei null begonnen. Für wiederkehrende technische Aufgaben greifen wir auf erprobte Komponenten zurück. Genau das macht die kurze Umsetzungszeit möglich.
Wiederverwendbare technische Komponenten
- Identity & Rollenauth · sso · rbac
- Kontakt-CRMcontacts · companies
- Pipeline & Dealsstages · forecast
- Tasksassign · due · notify
- Workflow Enginetrigger · rules · jobs
- Document Managementfiles · versions
- Semantic Searchembeddings · index
- AI Assistantcontext · actions
- E-Mail-Integrationimap · smtp · sync
- Offer Generatortemplates · pdf
- Reporting & BImetrics · dashboards
- API & Integrationsrest · webhooks
Der Effekt: Standardtechnik kommt aus dem Baukasten, Ihre Zeit und Ihr Budget fließen in die Logik, die Ihr Unternehmen von anderen unterscheidet.
FAQ
Häufige Fragen zur SaaS-Ablösung
Kann Decode HubSpot oder Salesforce ersetzen?
In vielen Fällen ja – aber nicht als 1:1-Nachbau. Wir analysieren, welche Funktionen Sie tatsächlich nutzen, und bauen daraus ein eigenes System. Erfahrungsgemäß deckt ein Bruchteil des Funktionsumfangs den Großteil der täglichen Arbeit ab. Ob eine vollständige oder eine teilweise Ablösung sinnvoll ist, klären wir vorab im Audit.
Wie schnell kann ein individuelles System gebaut werden?
Ein produktiv nutzbares MVP entsteht typischerweise innerhalb eines Quartals, also in rund 90 Tagen. Möglich wird das durch KI-unterstützte Entwicklung, wiederverwendbare technische Komponenten und wöchentliche Releases. Umfang und Integrationstiefe bestimmen den tatsächlichen Zeitrahmen.
Wann lohnt sich Individualsoftware gegenüber SaaS?
Wirtschaftlich interessant wird es meist ab etwa 50 Nutzern, bei mehreren parallel betriebenen SaaS-Systemen, hohen laufenden Lizenzkosten, stark eigener Prozesslogik und einem Nutzungshorizont von mehreren Jahren. Für Standardprozesse mit wenigen Nutzern bleibt SaaS in der Regel die bessere Wahl.
Was kostet individuelle Unternehmenssoftware?
Ein erstes produktives System liegt je nach Umfang typischerweise im mittleren fünf- bis unteren sechsstelligen Bereich, dazu kommt ein monatlicher Betrag für Betrieb und Weiterentwicklung. Entscheidend ist der Vergleich über mehrere Jahre: einmalige Investition plus Betrieb gegenüber dauerhaft laufenden, nutzerabhängigen Lizenzkosten. Ein belastbares Angebot erstellen wir nach dem Audit.
Wem gehört der Quellcode?
Ihnen. Sie erhalten die vollständigen Nutzungsrechte am projektspezifischen Quellcode sowie Zugriff auf das Repository. Eingesetzte Open-Source-Bibliotheken behalten ihre jeweiligen Lizenzen. Sie sind technisch nicht darauf angewiesen, dass Decode das System weiterbetreut.
Kann bestehende Software integriert werden?
Ja. Systeme, die weiterlaufen sollen – etwa Buchhaltung, DATEV-Anbindung, Warenwirtschaft, E-Mail oder Kalender – binden wir über offene APIs, Webhooks oder Datei-Schnittstellen an. Ziel ist ein integriertes System, keine vollständige Neuentwicklung um jeden Preis.
Wo werden die Daten gehostet?
Sie entscheiden. Möglich ist der Betrieb bei EU-Anbietern wie Hetzner, IONOS oder OVHcloud, in Ihrer bestehenden Cloud-Umgebung oder On-Premise. Da die Anwendung containerisiert und portabel gebaut wird, bleibt ein späterer Providerwechsel möglich.
Kann das System später erweitert werden?
Ja, das ist der Regelfall. Nach dem Go-Live entwickeln wir das System in festen Zyklen weiter: neue Module, zusätzliche Automatisierungen, weitere Integrationen. Da keine Lizenz pro Nutzer anfällt, kostet zusätzliche Nutzung selbst kein zusätzliches Geld.
Was passiert mit unseren bestehenden Daten?
Die Migration ist fester Bestandteil des Projekts. Wir exportieren Daten aus den Altsystemen, bereinigen und mappen sie auf das neue Datenmodell und führen Testmigrationen durch, bevor produktiv umgestellt wird. Historische Daten bleiben erhalten, Altsysteme laufen bis zur Abnahme parallel.
Erstgespräch
Welche Software würden Sie gerne abschaffen?
Wir prüfen in 30 Minuten, welche Systeme sich wirtschaftlich durch eigene Software ersetzen lassen – und welche Sie besser behalten.