Grundlagen
Nicht jedes Unternehmen braucht eigene Software. Aber ab einer bestimmten Größe und Prozesstiefe kippt die Rechnung – und Standardlösungen kosten mehr, als sie einsparen. Diese Seite beschreibt, wo genau dieser Punkt liegt.
Begriff damals / heute
Der Begriff hat einen Ruf aus den 2000er-Jahren: lange Projekte, hohe Kosten, Systeme, die bei der Fertigstellung bereits veraltet sind. Diese Erfahrung ist real, und sie hat den Mittelstand über Jahre in Richtung Standard-SaaS getrieben.
2005 Eigenentwicklung
Der eigene Anteil war ein Siebtel des Aufwands.
Heute Eigenentwicklung
Das Budget geht dorthin, wo Ihr Unterschied liegt.
Was sich verändert hat, ist nicht der Anspruch, sondern die Ökonomie der Herstellung. KI-gestützte Entwicklung, ausgereifte Open-Source-Bausteine und containerisierter Betrieb haben den Aufwand für die Standardanteile eines Systems deutlich gesenkt. Individualsoftware heißt heute nicht mehr, alles von Grund auf zu bauen. Es heißt, ein System aus erprobten Komponenten zusammenzusetzen und nur den Teil eigens zu entwickeln, der wirklich eigen ist.
Der entscheidende Unterschied liegt nicht im Preis, sondern in der Kostenkurve. Standard-SaaS kostet pro Nutzer und Monat: Die Ausgaben wachsen linear mit Ihrem Unternehmen, dauerhaft, ohne Endpunkt. Eine Eigenentwicklung kostet einmalig in der Herstellung und danach einen planbaren Betrag für Betrieb und Weiterentwicklung – unabhängig davon, ob 80 oder 300 Menschen damit arbeiten.
Bei kleinen Nutzerzahlen gewinnt SaaS diese Rechnung fast immer. Mit steigender Nutzerzahl, längerem Nutzungshorizont und wachsender Zahl parallel betriebener Systeme verschiebt sich das Bild. Wo genau der Schnittpunkt liegt, hängt von Ihrem Lizenzniveau ab – und lässt sich vorab ausrechnen, statt darüber zu spekulieren.
Ein zweiter, oft übersehener Posten: die Kosten der Nicht-Passung. Manuelle Übertragungen zwischen Systemen, Excel-Zwischenschritte, doppelte Datenpflege und Workarounds tauchen in keiner Lizenzrechnung auf, kosten aber Arbeitszeit – jeden Tag, in jeder Abteilung.
Rechnen Sie Ihren aktuellen SaaS-Stack auf mehrere Jahre hoch, um die Vergleichsgröße zu bekommen.
Pro Nutzer und Monat. Wächst mit jedem neuen Mitarbeitenden weiter – dauerhaft, ohne Endpunkt.
Einmalig in der Herstellung, danach ein planbarer Betrag für Betrieb und Weiterentwicklung.
Einstieg 4 Systeme
Am häufigsten beginnen Projekte in einem dieser Bereiche. Welcher es wird, entscheidet fast immer die Frage, wo die Lizenzkosten am schnellsten mitwachsen.
Feld 01 Mehrere Systeme
Ablösung mehrerer SaaS-Verträge auf einmal Wenn ohnehin eine Verlängerung ansteht, ist der Zeitpunkt günstig: Anzeichen, Rechenweg und Vorgehen. Anzeichen und RechenwegFeld 02 Vertrieb
Eigenes CRM Wenn die Lizenzkosten mit jedem neuen Vertriebsmitarbeiter mitwachsen. CRM entwickeln lassenFeld 03 Abwicklung
ERP für Aufträge, Projekte und Zeiten Wenn heute drei Systeme dieselben Stammdaten pflegen. ERP-IndividualsoftwareFeld 04 Branche
Raumbuchungssoftware Für Häuser mit vermietbaren Räumen — Belegung, Pauschalen, Technik und Angebot aus denselben Daten. Zur BranchenseiteWir arbeiten in vier Phasen über rund 90 Tage bis zum ersten produktiv nutzbaren Stand. Kein Wasserfall, kein monatelanges Konzeptpapier: Sie sehen früh laufende Software und entscheiden nach jeder Phase, wie es weitergeht.
Welche Tools sind im Einsatz, was kosten sie, wie intensiv werden sie genutzt und welche Prozesse laufen tatsächlich darüber?
Ergebnis Liste der Ablösekandidaten und ein belastbarer Business Case – nicht selten mit dem Befund, dass ein Teil der Systeme bleiben sollte.Datenmodell, Oberflächen, Integrationen, Rollen- und Rechtekonzept – und die Frage, wo KI echten Nutzen bringt statt nur im Prospekt gut auszusehen.
Ergebnis Ein Entwurf, den Ihre Fachabteilungen verstehen und gegenzeichnen können.Wöchentliche Releases auf einer Testumgebung, an der Ihre Fachabteilungen mitarbeiten. Parallel die Migration der Bestandsdaten.
Ergebnis Laufende Software statt Statusbericht. Die Migration früh, weil sich daran die unangenehmen Überraschungen zeigen.Finale Migration, Schulung, Monitoring. Altsysteme laufen bis zur Abnahme parallel weiter.
Ergebnis Ein produktiv nutzbarer Stand – und ein Rückweg, falls etwas nicht trägt.Details zu den Phasen finden Sie auf der Startseite.
Am Ende eines Projekts steht nicht nur eine laufende Anwendung, sondern eine Übergabe. Was dazugehört, steht hier vollständig – auch die Punkte, die kein Verkaufsargument sind.
Alles, was eigens für Sie entstanden ist, gehört Ihnen zur Nutzung – ohne Rückfrage, ohne Laufzeit.
Nicht nur der Stand bei Übergabe, sondern die Entwicklungsgeschichte samt Historie.
Damit ein späterer Wechsel des Betreibers eine technische Entscheidung bleibt und keine Vertragsfrage wird.
EU-souveräne Anbieter, Ihre bestehende Cloud oder On-Premise – die Entscheidung liegt bei Ihnen.
Das ist der übliche Weg und keine Einschränkung – aber es gehört der Vollständigkeit halber dazu.
Ob wir das System weiter betreuen, soll eine Frage der Zusammenarbeit sein – nicht eine des Zugriffs.
Der Grundgedanke dahinter: Eine Zusammenarbeit sollte halten, weil sie gut ist – nicht, weil ein Ausstieg technisch zu teuer wäre. Mehr dazu im Abschnitt Datenhoheit.
Als grobe Orientierung: ab etwa 50 Nutzern mit Softwarezugang, mehreren parallel betriebenen SaaS-Systemen und einem Nutzungshorizont von mehreren Jahren. Entscheidender als die reine Mitarbeiterzahl ist aber, wie stark Ihre Prozesse vom Standard abweichen und wie viel Arbeitszeit heute in Workarounds fließt.
Ein produktiv nutzbares erstes System entsteht typischerweise innerhalb eines Quartals. Umfang, Integrationstiefe und Datenqualität der Altsysteme bestimmen den tatsächlichen Zeitrahmen. Weiterentwicklung läuft danach in festen Zyklen.
Ein erstes produktives System liegt je nach Umfang typischerweise im mittleren fünf- bis unteren sechsstelligen Bereich, dazu ein monatlicher Betrag für Betrieb und Weiterentwicklung. Der belastbare Vergleich ist die Mehrjahresbetrachtung gegen Ihre laufenden Lizenzkosten.
Nein, und in den meisten Projekten wäre das auch nicht sinnvoll. Buchhaltung, DATEV-Anbindung oder Warenwirtschaft laufen häufig weiter und werden über Schnittstellen angebunden. Ziel ist ein integriertes System, keine Neuentwicklung um jeden Preis.
Erstgespräch
Wir prüfen in 30 Minuten, welche Systeme sich wirtschaftlich durch eigene Software ersetzen lassen – und welche Sie besser behalten.