Belegungsplan
Alle Räume, Zeiträume und Kombinationen auf einer Oberfläche. Konflikte und Rüstzeiten werden erkannt, bevor jemand zusagt.
Raumbuchung
Raumbuchungssoftware, die zu Ihrem Haus passt
Tagungszentren, Seminarhäuser und Eventlocations verwalten oft zweistellige Raumzahlen – und tun das über Anfrageformular, Telefon und einen Belegungsplan in Excel. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil die verfügbare Software entweder nicht passt oder nicht bezahlbar war.
Ablauf heute
Wo die Zeit verloren geht
Der Ablauf ist in fast jedem Haus derselbe. Jeder einzelne dieser Schritte ist Handarbeit – bei 20, 30 oder 50 Räumen summiert sich das zu einer Vollzeitstelle, die nichts anderes tut als Verfügbarkeiten abgleichen und Angebote tippen.
- Tag 1, 09:14Anfrage kommt über das FormularE-Mail im Postfach, sonst nichts
- Tag 1, 11:30Jemand liest siezwischen zwei Veranstaltungen
- Tag 1, 14:00Belegungsplan abgleichenOutlook, Excel, Wandkalender
- Tag 2, 09:00Verpflegung und Technik klärenRückfrage in der Küche, Rückfrage beim Haustechniker
- Tag 2, 15:20Angebot tippen und sendenVorlage anpassen, Preise nachschlagen
- Tag 2, 15:21WartenDie Entscheidung ist oft schon gefallen
Kernpunkt nicht der Aufwand
Das eigentliche Problem ist die Antwortzeit
Wer eine Tagung plant, fragt selten nur bei einem Haus an. Wenn die Rückmeldung zwei Tage dauert, ist die Entscheidung oft schon gefallen. Nicht, weil das Angebot schlechter war – sondern weil es später kam.
Passung Hotel ≠ Tagungshaus
Warum Standardsoftware hier häufig nicht greift
Es gibt Buchungssysteme am Markt. Nur sind die meisten für Hotels gebaut, und ein Tagungszentrum ist kein Hotel.
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01 · Datenmodell
Hotelsoftware kennt Zimmer, keine Raumkombinationen
Dass ein Seminarraum mit zwei Gruppenräumen zusammen vergeben wird, dass eine Aula sich teilen lässt oder dass ein Foyer parallel für eine Ausstellung belegt ist, passt selten ins Datenmodell.
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02 · Preislogik
Tagungspauschalen sind mehr als ein Preis
Getränke, Kaffeepausen, Mittagessen, optional Abendessen – in Stufen, pro Person, teils mit Mindestteilnehmerzahl. Standardsysteme bilden das als Zusatzartikel ab, was schnell unübersichtlich wird.
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03 · Ausstattung
Technik ist raumgebunden
Beamer, Leinwand, Visualizer, Rückprojektion: Was fest verbaut ist und was mobil zugebucht wird, unterscheidet sich pro Raum.
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04 · Zusammenhang
Übernachtung, Verpflegung und Raum hängen zusammen
Ein Angebot, das diese drei getrennt behandelt, muss am Ende wieder von Hand zusammengesetzt werden. Die Alternative war bisher eine Individualentwicklung – und die hat sich für ein einzelnes Haus schlicht nicht gerechnet. Das ist der Punkt, der sich verändert hat: Durch KI-gestützte Entwicklung und wiederverwendbare Bausteine entsteht ein produktiv nutzbares System heute typischerweise innerhalb eines Quartals.
Waagerecht scrollen oder mit den Pfeiltasten blättern.
Was ein eigenes System abdeckt
Anfrage wird Vorgang
Die Anfrage vom Formular landet direkt als Vorgang im System – mit Raumvorschlag anhand von Personenzahl, Bestuhlung und Zeitraum.
Pauschalen und Technik
Ihre Tagungspauschalen mit ihren Stufen, plus die Technik, die zum jeweiligen Raum gehört. Einmal gepflegt, überall korrekt.
Angebot und Rechnung
Beides entsteht aus denselben Daten wie die Buchung. Kein erneutes Abtippen, keine Abweichung zwischen Zusage und Rechnung.
Direktbuchung
Optional und dosiert: Sie legen fest, welche Räume, Zeiträume und Kundengruppen ohne Rückfrage buchbar sind. Alles andere bleibt Anfrage.
Auswertung
Auslastung je Raum, Wochentag und Saison. Welche Räume tragen, welche leer stehen, und woher die Anfragen kommen.
Vertriebsweg Beschaffungsplattform
Die andere Seite des Tisches
Ein Teil Ihrer Anfragen erreicht Ihr Formular nie.
Ein erheblicher Teil der Firmenanfragen läuft über Beschaffungsplattformen für Veranstaltungen. Dort vergleichen Einkäufer strukturiert – nach Kapazität, Ausstattung, Preis, Reaktionszeit und zunehmend nach Nachhaltigkeitsdaten.
- — Wer dort nicht mit gepflegten, aktuellen Daten vertreten ist, taucht in der Vorauswahl schlicht nicht auf
- — Wer auf Anfragen langsam antwortet, fällt im nächsten Durchlauf heraus
Hintergrund vier Jahre Einkaufsseite
Ich habe vier Jahre bei MICE Portal gearbeitet – der Plattform, über die Unternehmen genau diese Buchungen abwickeln. Wenn wir ein System für Ihr Haus bauen, geht es nicht nur darum, Ihre interne Arbeit zu erleichtern. Es geht auch darum, dass die Daten sauber genug sind, um nach außen zu bestehen. Mehr zu meinem Hintergrund.
Wann sich das rechnet – und wann nicht
Ehrliche Abgrenzung, damit Sie sich das Gespräch sparen können, wenn es nicht passt.
Es rechnet sich, wenn
- Sie mehr als etwa zehn vermietbare Räume haben
- Anfragen und Belegung heute über mehrere Werkzeuge laufen – Formular, Outlook, Excel, Warteliste im Kopf
- Verpflegung, Technik und Übernachtung Teil des Angebots sind
- mehrere Personen gleichzeitig am Belegungsplan arbeiten
- das Haus über Jahre in dieser Form betrieben wird
Es rechnet sich nicht, wenn
- Sie wenige Räume mit einfachem Preismodell vermieten – dann genügt ein gepflegter Kalender
- Sie überwiegend an wenige Stammkunden mit Rahmenverträgen vergeben
- ein Umbau, Verkauf oder Betreiberwechsel ansteht
Was ein bestehender Software-Stack über mehrere Jahre kostet, können Sie mit dem Kostenrechner überschlagen – das ist die Vergleichsgröße, gegen die sich eine Eigenentwicklung messen lassen muss.
Abgrenzung zwei Fälle
Abgrenzung: interne Meetingräume
Zwei Fälle, die oft verwechselt werden – mit unterschiedlichem Datenmodell.
Diese Seite — Räume vermieten
- Preise und Tagungspauschalen
- Angebote an externe Kunden
- Rechnungen
- Verfügbarkeit nach außen
Anderer Fall — eigene Besprechungsräume
- Keine Preise, keine Angebote, keine Rechnungen
- Anbindung an das Kalendersystem
- Anzeige am Raum
- Belegung nach Abteilung, häufig Zutrittskontrolle
Auch das bauen wir – sprechen Sie uns einfach darauf an, damit wir vom Richtigen reden.
Verwandte Themen
Buchung ist meist nur der Anfang: Wiederkehrende Firmenkunden wollen betreut werden — dafür ein eigenes CRM — und aus jeder Buchung entstehen Angebot, Rechnung und Nachkalkulation, also ERP und Operations. Ob sich der Umstieg rechnet, zeigt SaaS ablösen.
Häufige Fragen
Wie lange dauert es, bis wir ein System nutzen können?
Ein produktiv nutzbares erstes System entsteht typischerweise innerhalb eines Quartals. Wir beginnen mit dem Teil, der den größten unmittelbaren Nutzen bringt – meist Belegungsplan und Anfragebearbeitung – und erweitern von dort um Angebot, Rechnung und Auswertung.
Müssen wir unsere bestehenden Buchungen übertragen?
Bestehende Belegungen und Kundendaten werden migriert, auch aus Excel-Tabellen. Testmigrationen laufen mehrfach, bevor umgestellt wird. Der alte Plan bleibt bis zur Abnahme parallel in Betrieb.
Können wir Direktbuchung anbieten, ohne die Kontrolle zu verlieren?
Ja, und das ist der übliche Weg. Sie legen fest, welche Räume, Zeitfenster und Kundengruppen ohne Rückfrage buchbar sind. Alles andere kommt weiterhin als Anfrage herein und wird von Ihnen bestätigt.
Lässt sich das an unsere Buchhaltung anbinden?
Ja, über offene Schnittstellen oder Exportformate. Die Finanzbuchhaltung bauen wir nicht nach – sie wird angebunden. Rechnungen entstehen im System und werden an Ihre bestehende Buchhaltung übergeben.
Wem gehört das System am Ende?
Ihnen. Sie erhalten die vollständigen Nutzungsrechte am projektspezifischen Quellcode und Zugriff auf das Repository. Es fällt keine Lizenzgebühr pro Arbeitsplatz an, und Sie sind technisch nicht darauf angewiesen, dass Decode das System weiter betreut.
Wo läuft die Software?
Wo Sie es wollen: bei einem EU-Anbieter, in Ihrer bestehenden Cloud oder auf eigener Hardware im Haus. Die Anwendung wird containerisiert gebaut, ein späterer Wechsel bleibt möglich.
Erstgespräch
Welche Software würden Sie gerne abschaffen?
Wir prüfen in 30 Minuten, welche Systeme sich wirtschaftlich durch eigene Software ersetzen lassen – und welche Sie besser behalten.